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Das Büro der Zukunft: Welche Chance hat Bewährtes?

Ordnung im Office ist das halbe Leben

Ordnung im Office ist das halbe Leben (© Picture-Factory – Fotolia.com)

Es ist wunderbar, heutzutage im Büro zu arbeiten. Denn da übernehmen zahlreiche kleine Helferlein so manche lästige Aufgabe: Wo früher noch Briefe mit feuchten Schwammkissen angefeuchtet wurden, endlose Kabelsalate die Beinfreiheit einschränkten und Tischrechner mit einem lauten Surren die Kalkulation auf Papier bannten, da gibt es heute selbstklebende Briefumschläge, Bluetooth-Technologie und Notebooks mit Beameranschluss. Doch sind wirklich alle Innovationen in der Bürotechnik besser als Althergebrachtes?

Nicht elektronische Ordnungssysteme

Nur wenige Dinge werden heute noch im Büro auf Papier dokumentiert. Da wären zum Beispiel Rechnungen, Briefe und Belege – alles andere kann bei Ämtern und Behörden mittlerweile auch in elektronischer Form vorgelegt werden. Doch es hat auch Vorteile, wenn bestimmte Dinge nicht nur als Datei vorhanden sind, sondern auch in Papierform. Ob Kundenkartei, Dokumentenregister oder Formular-Mappen, wichtige Daten, Adressen und Vordrucke werden auch heute noch gerne im Karteikasten, Hängeregister oder in der Ringmappe aufbewahrt. So sind sie schnell zur Hand, auch wenn der PC einmal streikt.

Schreibwaren für jeden Anlass

Der Blick in die Geschichte der Bürokultur verrät zwar, dass Briefe und Dokumente schon seit mehr als hundert Jahren bevorzugt maschinell aufgesetzt werden. Dennoch sind Füller und Tintenkiller, Kugelschreiber und Korrekturstift sowie Bleistift und Radiergummi auch heute noch für Korrekturen, Entwürfe, Skizzen, Anmerkungen und Vertragsunterzeichnungen wichtig. Im Rahmen von Präsentationen, Messen, Konferenzen und Meetings kommen außerdem spezielle Marker für Flipcharts und Whiteboards sowie Lackstifte zum Einsatz. Das gute alte Schreibgerät hat im Büro also noch lange nicht ausgedient.

Traditionsreiche Bürotechnik

Mit Bürotechnik werden hauptsächlich traditionelle technische Helfer, wie Locher, Aktenvernichter, Falzmaschine, Faxgerät, Laminier- und Bindegeräte, Kleberoller, Tacker oder Kopierer assoziiert. Sie übernehmen vielfältige kleine Aufgaben und sind daher auch im gut ausgestatteten Büro der Zukunft sicher noch zu finden. Zum modernen Bürostandard zählen inzwischen aber auch Camcorder, Beamer und Leinwand, Notebook und Videokonferenzsysteme. Die wohl bemerkenswerteste Erfindung bildet jedoch der Scanner. Denn als Brücke zwischen elektronischen Informationen und Daten in Papierform wandelt der Scanner Analoges in elektronische Dateien um. Da überrascht es nicht, dass er nach Telefon, PC und Kopierer auf Platz 4 der Liste der wichtigsten Bürogeräte rangiert.

Papeterie mit Augenmaß

Wo Notebooks, Tablets und Beamer Alltag sind, da scheint es kaum noch Platz für Papier zu geben. Doch als Briefpapier, Handouts, Flyer, Haftnotiz, Kopierpapier, Werbeträger und Formular erfreut sich die gute alte Büropapeterie auch heute noch großer Beliebtheit. Allein 2015 lag der pro Kopf Verbrauch an Papier in Deutschland bei 244 kg. In den USA druckt – statistisch gesehen – jeder Büroangestellte sogar täglich 31 Seiten Papier aus. Doch Email, Touchscreen und Scanner sei Dank – die Zukunft der papierlosen Büros ist schon sehr nahe! So wirbt zum Beispiel die niederländische Firma Decos damit, das erste gänzlich papierlose Unternehmen der Welt zu sein.

Fazit

Die Chance für Altbewährtes in der Bürokultur steht und fällt also mit der Verwendung von Papier. Hätte dies ausgedient, dann würden bewährte Büroutensilien, wie Drucker, Kopierer, Locher, Tacker, Schreibgeräte, Karteikästen und Register sowie Aktenvernichter, gänzlich überflüssig. Doch bis alle Unternehmen der Welt auf papierlose Büros umgestellt haben, dürfte noch viel Zeit vergehen.

Gast-Autor: Daniela Fehrenbacher